İş və rutin – necə əldən düşməməli?

Bir də görürsən işlər qarışıb biri-birinə. Heç nəyə vaxt çatdırmaq olmur. Arada sənə elə gəlir ki, bir neçə gün ertələsən öz-özünə düzələcək, amma elə də olmur. İşlər daha da üst-üstə gəlir. Getdikcə təkcə işlər yox, həm də stress artmağa başlayır, konsentrasiya ola bilmirsən. Əlini atırsan bir işə, o əsnada başqa bir iş də girir araya, bilmirsən hansından başlayıb hansında bitirəsən. Gün bitir, bir də görürsən ki, hərəsindən bir az-bir az və sonda ciddi bir iş görməmisən.

Yəqin yuxarıda yazılanlar bir çoxumuza tanış vəziyyətdir. Xüsusən, təcrübə artıqca insanın vəzifəsi artır, məsuliyyət sahəsi genişlənir deyə düzgün iş bölgüsünü bacarmaq çox vacib olur. Bir mərhələdən sonra çox işləmək yox, səmərəli işləmək daha faydalı olur. İş başınızdan aşıb-daşır və harasından başlayacağınızı bilmirsinizsə, xüsusən də “multitasker”sinizsə, bu yazı əsl Sizin üçündür.

1. Bəzi vərdişləri sərt rutin edin. Nə olur-olsun çalışın həmişə öz qaydalarınıza əməl edəsiniz. Məsələn, mən hər səhər ən az yarım saat mütləq abunə olduğum saytları oxuyuram. Feedly.com saytını bu iş üçün çox tövsiyə edirəm. Bəyəndiyiniz saytları burada qeyd edirsiniz, daha sonra o saytlara ayrı-ayrı girmədən bir interfeysdən bütün xəbərləri oxuyursunuz. Hər gün iş və hobbilərimə dair nəsə oxumasam, elə bilirəm ki, geridə qalıram. Sizin də bu tip sərt rutin etdiyiniz vərdişləriniz olsun. Bir müddət sonra hiss edəcəksiz ki, bu istiqamətdə əməlli başlı məsafə qət etmisiniz. Öz adıma deyə bilərəm ki, özümə qarşı qoyduğum qaydalara əməl edəndə özümün özümə hörmətim artır.

2. Fəallıq faydalılıq demək deyil. Əgər iş günü ərzində çox məşğulsunuzsa, nəyisə dəyişməyin artıq vaxtı çatıb. Məşğul olmaq faydalı olmaq, səmərəli işləmək deyil. Xüsusən də, müəyyən yaşdan sonra unutmayın ki, Sizə boş vaxtlarınız daha çox pul qazandırır, nəinki dolu. Mütəmadi əməliyyatın (operations) içində boğulub qalan menecer önünü görməz hala gələ bilər. Bu halın yaranması həm menecer üçün, həm şirkət üçün təhlükəli haldır. Çünki potensiallı bir menecer bu aqibəti yaşayırsa, öz gələcək inkişafını bloklamış olur. Sahibkar görür ki, o adamı böyütmək istəsə, mövcud iş axsayacaq. Bu halda qərar verir ki, mövcud dağılacaqsa, qoy onda yerində qalsın, yeni işə yeni namizəd axtaraq. O əvvəllər idi, menecerlər məşğul görüntüsü verməkdən həzz alırdılar. İndi mən o təqlidi edən hər kəsin səmərəli işləməsinə şübhə ilə yanaşıram. Zaman da göstərir ki, məşğul adam uzun müddət üçün faydalı olmur. Məşğul görünən adamın isə səmimiyyəti mübahisə mövzusudur.

3. İşləri ilk öncə bir yerə toparlayıb sonra prioritet bölgüsü etmək lazımdır. Məsələn, işə başlayarkən dünəndən Sizə məlum olan və bu gün çıxan işləri bir yerə yığırsınız, tutaq ki, 10 tamamlanmalı işiniz var. Onun özü belə böyük işdir ki, Siz bilirsiniz ki, bu gün 10 işi tamamlamalısız. O qədər professional adam tanıyıram ki, konkret işin gedişinə görə ortaya çıxan işləri həll etməklə məşğul olur. Buna el arasında “yanğınsöndürənlər” də deyirlər. İşi planlamır, sadəcə ortaya çıxan iş, problemlər olarsa, həmin “yanğınları” söndürməklə məşğul olurlar. Deyək ki, işləri toparladınız. Növbəti mərhələ onları vaciblik dərəcəsinə görə sıralamaq olur. Hansı işi birinci, hansını axırıncı görəcəyinizi öncədən bilmək faydalıdır. Hətta günün sonunda işlərinizi çatdırmasanız belə, nəyi məhz çatdırmadığınızı bilmək belə Sizi stressdən azad edə bilər. Prioritetlər üzrə işləri görərkən hər işə sərf edilən vaxta da diqqət etmək lazımdır. Nəzərə alın ki, Sizin limitsiz vaxtınız yoxdur. Məsələn, növbədə hansısa iclas varsa, ona ayıracaq zamanı öncədən bilməlisiniz və bunu öncədən hər kəsə bildirməlisiniz ki, işləri ona görə planlaya bilsinlər.

4. İşlərinizi bir məcradan təqib edin. Məcra deyərkən hansısa bir “soft” olmasını nəzərdə tuturam. İndi “task management”ə aid xeyli “soft” var. Uzun zamandır fərqli “soft”lar istifadə etmişəm. Nəhayət anladım ki, bəzi işləri telefona, bəzilərini dəftərə, “excel”ə, hansısa proqrama ayrılıqda qeyd edəndə yenə xaos yaranır. “Excel”i çox yaxşı bilən bir dostum var idi, bir də gördüm ki, cədvəllərdə xətt ayrımı, rəng və s. heç nədən istifadə etmir. Səbəbini soruşanda dedi ki, o qədər variantlar istifadə etdim ki, yoruldum, artıq eyni tonda olmasını istəyirəm, yormur. Mən də uzun “sınama-yanılma”dan sonra bitrix24 “soft”unu istifadə edirəm. İşimə və şəxsimə aid hər şey oradadır, çox rahatam. Siz də özünüz üçün belə bir məntiqlə işləyən “soft” müəyyən edə və hər şeyi oraya keçirə bilərsiniz. Amma eyni vaxtda ayrı-ayrı yerlərdə olmayın, stressdən başqa bir şey verməyəcək.

5. “Deadline” müqəddəsdir. Bəli, bir işin bitmə vaxtını planlaya bilmirsinizsə, o işə tam hakim deyilsiniz deməkdir. İşin bitmə vaxtını gec təyin edin, ehtiyatla təyin edin, 1-2 gün də artıq tutun, amma bir tarix müəyyən etmisinizsə, ona mütləq qaydada əməl etməyə çalışın. Hətta “çalışın” yox, əməl edin. “Deadline” tez-tez dəyişirsə, bu hal get-gedə gözünüzdə adiləşəcək, işlər də gecikəcək. Siz özünüz “deadline” məsələsində çox həssas olsanız, tabeliyinizdə olanlar da eyni həssaslığı nümayiş etdirəcəklər.

6. İşin çoxunu günün birinci yarısı bitirmək lazımdır. Xüsusən də yaş artdıqca insan tez yorulur. Əvvəllər mən gün ərzində, məsələn, 3-4 saat yatırdım, qalan vaxtlar dayanmadan işləyə bilirdim. İndi edə bilmirəm, konkret 8 saat yuxumu almalıyam. Hansısa gün 8 saatlıq normam pozulubsa, bilirəm ki, yatılmamış saat gün ərzində məndən bu və ya digər formada çıxacaq. Əgər iş 10-da başlayırsa, Siz 8-dən işə başlasanız, hamı işə gələnə kimi bir də görəcəksiniz ki, gündəlik işin xeyli hissəsini tamamlamısınız. Nahardan sonra adamı yuxu da tutur. Xüsusən, səhərlər tələm-tələsik işə getmə də insana stress verir. Günboyu qaçaqaçda hiss edir adam özünü. Bu arada səhərlər idman da əla iş motivasiyasıdır.

7. Özünüzə “kiçik sürprizlər” edin. Bəzi vacib tapşırıqları edib bitirmək üçün özünüzə mükafat təyin edə bilərsiniz. Məsələn, bu həftə dediyim işləri bitirə bilsəm, həftə sonu filan yerə gedəcəyəm. Bu işi bitirsəm, işdən sonra filan işi edəcəyəm tipli. Sondakı mükafat da adamı işlərini tez və keyfiyyətli bitirməyə həvəsləndirə bilir. Adam tanıyıram ki, siqaretinin vaxtı gəlib deyə əlindəki işi tez bitirə bilir ki, düşüb siqaret çəkə bilsin. Alimlər də deyir ki, insan bir işə diqqətini maksimum 90 dəqiqə cəmləyə bilir. 90 dəqiqə tamamında qısa fasilə vacibdir. Qısası hərənin motivasiyası fərqlidir. Özünüz üçün motivasiya mənbələrini müəyyən edin ki, hansı kiçik sürprizlər sizi anlıq xoşbəxt edir.

8. İşləmə üslubunuzu düzgün müəyyən edin. Hərə bir cür işləyir. Məsələn, kimsə səs-küydə yaxşı işləyir, kimsə ancaq “Sakitlik olsun” deyir. Kiminsə masası dağınıq olur həmişə, kimdəsə çox səliqəli. Biri otaqda gəzişə-gəzişə işləyir, biri də ayaq üstə işləməyə üstünlük verir. Mən stulda uzanıb işləyənləri demirəm hələ. O adamlar da ayda bir dəfə şirkətin stullarını xarab etmək işinə baxır. Səhv və ya düz üslub yoxdur, fərdidir. Əsas odur ki, Siz müəyyən edirsiniz ki, hansı formatda işləyəndə daha rahat işə fokus ola bilirsiniz. Məsələn, mən stolumda qələm belə əyri duranda işləyə bilmirəm, stolun üstündə ləkə varsa, iki dəqiqədən bir o ləkə gözümə girir. Səsi heç sevmirəm, işləyə-işləyə danışmağı sevmirəm. Bunun əksi olanda diqqətim tamam yayınır. Hətta “email”lərim belə oxunmamış qalanda narahat oluram. Ona görə də maksimum çalışıram ki, bəlli vaxtlarda zaman ayırıb bütün “email”lərimi oxuyub bitirim. Aylarla 20, 30, 100 “unread email”i olan adamları görəndə onun əvəzinə ürəyim sıxılır. Bir sayta abunə olmuşdum, ondan 1 ay içində o qədər xəbər gəldi ki, gördüm çatdıra bilmirəm, qalıb “unread” olmaqdansa, abunəliyimi ləğv etdim ki, görüb əsəbiləşməyim. Oxumadığım kitablara baxıb stress keçirən adamam yəni. Ona görə də kitabxanamı iki hissəyə bölmüşəm. Birində ancaq oxuduğum kitabları yığıram. Özümlə “bir kruq” fəxr etmək istəyəndə gedib 10-15 dəqiqə uzaqdan rəflərə baxıram. Dediyim kimi səhv və ya düz üslüb yoxdur, hərə sadəcə özünü tanımalıdır.

9. “Delegate, delegate, yenə də delegate”. Bir çox menecerlərin top menecer ola bilməməsinin səbəbi elə bu “delegate” məsələsidir. Bunu işi ötürmək, tapşırmağı bacarmaq kimi də tərcümə etmək olar. Xüsusi bacarıqdır, anadan gəlmə yaranmır, insan zamanla özündə bu xüsusiyyəti inkişaf etdirə bilər. İşi düzgün tapşırmaq, əməkdaşlar arasında düzgün bölüşdürüb ötürməyi bacarmaq Sizə boş zaman qazandırar. Həmin o boş zamanda isə daha strateji işlərə vaxt ayırmaq olar. İş ötürməyi bacaran adamlar tabeliyindəki adamlara da böyük yaxşılıq etmiş olur, onlara məsuliyyət və səlahiyyət verərək özlərini təkmilləşdirmək imkanı yaradırlar. Bir sözlə karyeranızda böyümək istəyirsinizsə, “delegate” etməyi bacarmalısınız. Amma bir məsələ də var ki, işi tapşırmısınızsa, icra prosesinə çox müdaxilə etməməlisiniz. İcraya mütəmadi müdaxilə məsuliyyət bölgüsünə gətirib çıxarır, işçinin təşəbbüslərini boğur. Nəticəni müzakirə edin, prosesdə isə bir az sərbəst buraxmaqda fayda var.

10. “Yox” deməyi bacarın. Vaxtı düzgün idarə etmək vaxtınızı çox alacaq şeylərə “yox” deməyi bacarmaqdan keçir. Siz ətrafınız üçün günün istənilən vaxtı türklər demiş, “müsait” biri ola bilməzsiniz. Nahar fasiləsi isə Allahın lütfüdür. Onu da çalışıb hər dəfə bir dost, iş yoldaşı ilə etmək lazımdır. Həm məcburi olaraq yeməyinizi yeyirsiniz, həm də danışa, görüşə bilirsiniz. Statistikaya görə, insan bir işi tamamlamamış ikinci işə keçirsə, birinci işin normal bitmə vaxtı 25% artır. Ona görə də çalışıb bir işi bitirəndən sonra digərinə keçmək lazımdır.

Yuxarıdakı 10 qayda özüm üçün illər sonra sınanmış təcrübələr sonunda qazandığım vərdişlərdir. Faydasını çox görmüşəm, paylaşdım ki, bəlkə Sizin üçün də faydalı olar.